Co powinna zawierać dokumentacja cen transferowych?

Wysokie podatki i składki ZUS również nie ułatwiają nam życia. A jednak w kraju zarejestrowanych jest obecnie ponad 4 mln firm. Tylko w pierwszym kwartale 2024 r. pojawiło się ponad 93 tys. firm – czyli ok. 1 tys. dziennie. Zwłaszcza duże spółki wykazują często powiązania z przedsiębiorstwami, których siedziby zlokalizowane są często za granicą. Te właśnie podmioty, nazywane powiązanymi, do licznych komplikacji w biznesie, muszą dodatkowo zaliczyć konieczność stosowania przepisów dot. cen transferowych. Intencją utworzenia regulacji dot. cen transferowych nie było jednak utrudnianie życia przedsiębiorcom, ale zabezpieczenie wpływów do budżetu państwa, należnych tytułem podatków odprowadzanych przez firmy. Powiązania kapitałowe i osobowe, nawet te nieformalne, stwarzają bowiem okazję (a co za tym idzie – pokusę) do minimalizowania podatków i odprowadzanie ich w tym kraju, gdzie jest to najkorzystniejsze dla podatnika. Aby udowodnić, że takie nieuczciwe praktyki nie mają miejsca, firma zobowiązana jest do sporządzania dokumentacji cen transferowych.

Czym jest dokumentacja cen transferowych?

Dokumentacja cen transferowych sporządzana jest przez podatnika i na życzenie przedstawiana do wglądu upoważnionym do tego organom podatkowym. Stanowi ona dowód na to, że ceny transferowe zostały ustalone prawidłowo – czyli na warunkach rynkowych, a nie preferencyjnych dla powiązanego podmiotu.

Rzetelnie prowadzona dokumentacja cen transferowych przydaje się zwłaszcza podczas kontroli. Z jej pomocą jesteśmy w stanie wykazać, że transakcje takie jak kupno, sprzedaż, pożyczka, poręczenie, obligacje i in., przebiegły prawidłowo. Obowiązek sporządzania dokumentacji cen transferowych wynika bezpośrednio z Ustawy z dn. 15. lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tzw. ustawa o CIT) oraz z Ustawy z dn. 26. lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tzw. ustawa o PIT).

Co wchodzi w skład dokumentacji cen transferowych?

Również zakres dokumentacji cen transferowych jest sprecyzowany w wymienionych wcześniej ustawach. W dokumencie muszą się znaleźć informacje zarówno o podmiotach, których dotyczyła transakcja oraz o ich roli w niej, jak i o samej transakcji oraz o przyjętej przez podatnika metodzie ustalania ceny transferowej.

Dokumentacja cen transferowych musi zawierać dane takie jak koszt transakcji, forma i termin zapłaty, sposób kalkulacji oczekiwanych zysków lub korzyści (w zależności od tego, czy chodzi o świadczenia materialne czy niematerialne), a także opis strategii gospodarczej podmiotu oraz wszystkie inne czynniki istotne dla konkretnej transakcji.

Które podmioty muszą sporządzać dokumentację cen transferowych?

Wymóg sporządzenia dokumentacji cen transferowych ciąży wyłącznie na podmiotach powiązanych, które w ramach wzajemnych transakcji stosują ceny transferowe - realizują transakcje kontrolowane. Oznacza to podmioty powiązane kapitałowo (np. poprzez posiadanie co najmniej 25% udziałów jednej spółki przez drugą) lub osobowo (np. te same osoby zasiadające w zarządzie spółek). Jeśli istnieją ku temu przesłanki, organy podatkowe mogą również skontrolować powiązania nieformalne (np. realny wpływ jakiejś osoby na decyzje zapadające w spółce pomimo że nie jest ona udziałowcem czy członkiem zarządu). Dodatkowo obowiązek dokumentowania cen transferowych dotyczy transakcji o określonej wartości, jak również transakcji zawieranych z podmiotami mającymi siedzibę na terenie rajów podatkowych.

Oczywiście wynikający z ustaw obowiązek sporządzania dokumentacji cen transferowych może być uciążliwy, ale warto pamiętać, że jest to również jedyny sposób na udowodnienie transparentności i prawidłowości działań podmiotu w razie kontroli w tym zakresie.

W wielu przypadkach transakcje kontrolowane (pomiędzy podmiotami powiązanymi) to codzienność. Jest to uzasadnione względami organizacyjnymi, finansowymi, ale też osobowymi. Mamy wypracowane schematy postępowania, logistykę operacji oraz wszystkie kwestie formalne. Ponadto bardziej ufamy naszym partnerom, niż firmom zewnętrznym. Czasami błędna cena transferowa nie wynika więc nawet z celowego działania na szkodę państwa, ale raczej z niewiedzy (że w ogóle trzeba było ją zastosować) czy z braku umiejętności jej ustalenia. To właśnie dlatego tak istotne jest wsparcie profesjonalistów, którzy doskonale rozumieją mechanizm cen transferowych i potrafią go zastosować w różnorodnych okolicznościach.