Jakie dokumenty musi przechowywać przedsiębiorca?

Faktury sprzedażowe i kosztowe

Od 1 stycznia 2014 r. wszyscy przedsiębiorcy zobowiązani są do dokumentowania wszystkich transakcji przy użyciu faktur. Firmy zwolnione z VAT muszą wystawiać faktury na życzenie nabywcy. Wszystkie faktury można przechowywać zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury zakupowej przypada w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał tę fakturę. Jeśli przedsiębiorca spóźni się może tego dokonać w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Faktury zakupowe można więc rozliczyć nie później niż dwa miesiące od ich otrzymania.

Dokumenty kosztowe i potwierdzenia zapłaty

Jednym z przywilejów każdego przedsiębiorcy jest możliwość „wrzucania w koszty” wielu wydatków związanych z prowadzeniem działalności. Może to dotyczyć sprzętu zakupionego na potrzeby funkcjonowania przedsiębiorstwa, szkoleń, samochodu, mieszkania i wielu innych. Koniecznością jest zgromadzenie pełnej dokumentacji wydatków poniesionych na ww. cele. Nie jest wymagane posiadanie faktur czy paragonów, wystarczą dowody wpłaty, wyciągi z kont bankowych i potwierdzenia dokonania przelewów.

KPiR

Księga Przychodów i Rozchodów to ewidencja służąca zapisywaniu przychodów i kosztów poniesionych w przedsiębiorstwie. Stanowi ona podstawę pozwalającą na wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy. Przepisy pozwalają na prowadzenie KPiR w wersji elektronicznej, np. za pomocą Programu do Księgowości. Księgę wydrukować   najpóźniej do 20 dnia każdego miesiąca - za miesiąc poprzedni. W dokumencie wpisuje się dane dotyczące kontrahentów, czy wartości sprzedanych towarów i usług. Program pozwala także na wystawianie deklaracji podatkowych i ZUS, pełną obsługę środków trwałych oraz ewidencjonowanie rejestrów VAT.

Dokumenty związane z podatkiem VAT – deklaracje oraz rejestry zakupów i sprzedaży

Forma prowadzenia ewidencji VAT oraz jej wzór nie zostały określone ani w ustawie o VAT, ani w aktach wykonawczy. Podatnik ma więc prawo do dowolnego ustalenia wzoru takiej ewidencji, w jakikolwiek sposób. Podatnik musi składać odpowiednie deklaracje VAT, a także je przechowywać. W przypadku firm, które są zwolnione z VAT, także obowiązkiem jest przechowywanie kompletu dokumentów.

Dokumenty związane z kasą fiskalną

Posiadając kasę fiskalną musisz zachowywać wszelkie dokumenty związane z jej prowadzeniem. Należą do nich raporty z kasy fiskalnej, kopie paragonów oraz książkę serwisową. Oprócz tego musisz drukować i wydawać paragony dla kontrahentów. Książkę serwisową kasy musisz także przechowywać przez cały okres korzystania z niej oraz przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego. Taki okres archiwizowania dotyczy także wszystkich rodzaju dokumentów, które są konieczne dla zwolnienia ze stosowania kasy.

Ewidencja środków trwałych i/lub wyposażenia

Każdy przedsiębiorca korzysta z artykułów biurowych, mebli, telefonów, samochodów, dlatego też musi posiadać odpowiednie ewidencje dotyczące środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych . W tym przypadku wpisuje się zakupy, których wartość przekracza 3,5 tys. zł, a planowany okres używania jest dłuższy niż rok. Ewidencjować należy także wyposażenie, którego cena zakupu wynosi od 1500-3500 zł.

Biorąc pod uwagę środki, które podlegają amortyzacji, dokumenty warto przechowywać o wiele dłużej niż 5 lat. Termin ich przechowywania liczy się od końca roku, w którym przedsiębiorca ostatni raz zaliczył odpisy amortyzacyjne w koszty uzyskania przychodów. W praktyce dokumenty te przechowywane są w firmie do kilkudziesięciu lat. Brak dokumentacji spowoduje problemy z umotywowaniem wyliczenia wartości początkowej sprzętu oraz wszystkich odpisów amortyzacyjnych.

Umowy z pracownikami

Najdłuższy okres przechowywania przewidziany jest dla dokumentacji osobowej pracowników i wynosi 50 lat od dnia zakończenia pracy w danym przedsiębiorstwie. To samo dotyczy dokumentacji płacowej, którą pracodawca zobowiązany jest przechowywać przez okres 50 lat od dnia jej wytworzenia. Oprócz tego warto przechowywać akta osobowe, listę płac, umowy cywilnoprawne oraz karty wynagrodzeń.

Wymienioną powyżej dokumentację przedsiębiorca powinien przechowywać w należyty sposób. Oznacza to, że musi chronić je przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem, zniszczeniem a także nieupoważnionym rozpowszechnianiem. Do przechowywania dokumentów oprócz pamięci komputera powinno się stosować odporne na zagrożenia nośniki danych (przenośna pamięć, płyty CD). Oprócz tego przedsiębiorca jest zobowiązany do ochrony zewnętrznej poprzez stosowanie programów antywirusowych i organizacyjnych tj. tworzenie kopii zapasowych na innych nośnikach w firmie.